Facultativa del Cuerpo de Archiveros del Estado, su formación académica incluye un Diploma de Estudios Avanzados por la Universidad Complutense de Madrid, Doctorado en Historia Medieval en la Johannes Gutenberg Universität de Maguncia (Alemania), y la Licenciatura en Historia por la Universidad Complutense de Madrid.

Antes de asumir responsabilidades en el ámbito del voluntariado, desempeñó funciones clave en instituciones archivísticas de gran relevancia, como el Archivo Histórico Nacional y el Archivo Central del Ministerio de Defensa. Su trabajo abarcó desde la identificación, reinstalación y digitalización de fondos documentales hasta la gestión integral de archivos, la formación de personal, la relación con oficinas productoras y la participación en grupos técnicos nacionales.

En esta entrevista, nos ofrece una visión profunda sobre los desafíos de la gestión pública, las particularidades del trabajo en archivos y valiosos consejos. Además, tenemos el honor de contar con ella como profesora en nuestros cursos, aportando su experiencia, rigor y compromiso formativo.

María Ángela, ¿qué habilidades consideras más importantes para trabajar en el Área de voluntariado?

Trabajar en el ámbito social requiere empatía y paciencia. Cuando tramitas procedimientos en otros ámbitos, la relación con la otra parte suele ser más fría o en muchos casos inexistente. En el ámbito de los servicios sociales, la relación con las entidades es más estrecha. Suelen ser pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro, en muchos casos gestionadas por personas con muy poca experiencia en la gestión administrativa, así que hay que el apoyo suele ser mayor. Por otro lado, para un funcionario, que tiene marcado en el ADN una vocación de servicio, trabajar en voluntariado resulta una experiencia muy gratificante, porque ves el impacto directo que tu trabajo tiene en la sociedad.  

Como jefa de área de Voluntariado en la Comunidad de Madrid, ¿cuáles son los mayores desafíos a los que te enfrentas en tu día a día?

Los puestos de gestión están sujetos a unos plazos administrativos marcados por la normativa que no existen en el mundo archivístico. Eso no quiere decir que los archivos no tengan sus calendarios de actividad, pero aquí el calendario lo marcan otros, no lo decides tú, por lo que cuando hay que resolver un procedimiento, no tienes margen, y si hay que hacer más horas, pues se hacen. Además, al dirigir un equipo de personas, tienes que ser el primero en todo, porque si no, es muy difícil conseguir que el resto de las personas de tu equipo responda. Sin duda, lo más difícil de los puestos de responsabilidad es la gestión de equipos. 

Por otro lado, esta área tiene unas funciones muy variadas, que pasan desde la tramitación de subvenciones hasta la organización de eventos, diseño de actividades de formación, atención al ciudadano, coordinación con ayuntamientos y otras administraciones…. Hay que tener todo muy controlado y saber en qué punto te encuentras de cada proyecto, porque es muy fácil despistarse cuando tienes muchos frentes abiertos. 

Dar el salto del mundo de los archivos a la gestión administrativa me obligó a cambiar mi enfoque de trabajo, mis ritmos y mi manera de planificar el trabajo, pero creo que los archiveros tenemos una ventaja clara respecto a otros cuerpos, conocemos la Administración, comprendemos los procedimientos administrativos, y eso nos hace ser mucho más flexibles y adaptarnos mejor al cambio. 

¿Cuáles eran tus principales responsabilidades como Directora Técnica del Archivo Central del Ministerio de Defensa y en el Archivo Histórico Nacional?

Mi primer destino fue el Archivo Histórico Nacional. Estuve allí 4 años, en el departamento de Conservación. Mi principal tarea era la reinstalación e identificación de fondos documentales; trabajé durante mucho tiempo en el Archivo Histórico de Toledo, que es el fondo que contiene los expedientes judiciales del archivo de las Órdenes Militares. Había que reemplazar el formato legajo por caja normalizada y realizar una pequeña descripción del expediente antes de su instalación. También participé en la digitalización y reinstalación de la Causa General, antes de su traslado a Salamanca. La ventaja de trabajar en un departamento es que tocas diferentes fondos, al no estar adscrito a una sección. 

También atendía de manera alterna la sala de investigadores por las tardes, lo que te da un conocimiento más amplio de los fondos que se custodian en el centro.  

Por otro lado, ya como facultativo, estuve casi 10 años en el Archivo Central de Ministerio de Defensa, y durante ese tiempo, los proyectos fueron variando. Lo primero era conocer los fondos ya en custodia, la estructura del ministerio, a los responsables de las oficinas…. Había oficinas que nunca habían mandado documentación al archivo. Otras que se enfadaban cuando les explicabas que para enviar la documentación al archivo previamente había que limpiarla, instalarla, y realizar una relación de entrega… He vivido algún momento de tensión con ese tema. También ha habido que lidiar con la leyenda urbana de “esta documentación tiene más de cinco años, por lo que se puede eliminar”. Y crear un Registro de Salida de fondos, que no existía, por increíble que parezca. 

Una vez controlados los fondos, ya pude dedicarme a otras actividades de difusión, formación, y colaboración con la Comisión Superior de Documentos Administrativos a través del grupo de trabajo de series comunes de los ministerios. 

En general, el trabajo en un archivo central tiene sus retos, sobre todo por la falta de interés de las oficinas, el desconocimiento generalizado de la labor del archivo y de las ventajas de sus servicios… Hay que hacer una labor muy importante educadora y publicitaria. 

Al ser el único técnico del archivo, también tienes la responsabilidad de formar al personal administrativo a tu cargo. No todos los archivos cuentan con varios archiveros que puedan repartirse las tareas técnicas. 

Tiene también grandes oportunidades, como poder intervenir en la gestión documental desde el inicio, identificar los organismos productores, las series documentales, conocer y comprender los procedimientos que se llevan a cabo en las diferentes unidades. La labor de un archivo central es muy variada porque intervienes en todas las fases archivísticas desde la identificación, valoración, conservación y también la atención al usuario. Desde mi punto de vista, es un trabajo mucho más variado que el de un archivo histórico, donde normalmente los técnicos están asignados un departamento y se dedican a una tarea concreta. No es que sea mejor, sino simplemente es diferente, y creo que cada persona se adapta mejor a un centro u otro según su perfil. 

Por otro lado, la peculiar naturaleza del Sistema Archivístico de la Defensa es otro punto con el que lidiar. Hay que tener en cuenta que entras en un ámbito que en muchos casos te resulta desconocido, como es el militar. Aunque el Archivo Central del Ministerio está más asimilado al resto de la administración civil, hay que aprender a trabajar con el personal militar, que tiene puntos de vista y de funcionamiento diferentes, a los que hay que acostumbrarse, adaptarse o pelear si el caso lo requiere. No obstante, mi experiencia laboral con el personal militar siempre ha sido muy buena. 

Como formadora, ¿qué consejos les darías a los opositores para afrontar con éxito las pruebas de su oposición?

Lo primero, esto no es un sprint. No se puede afrontar una oposición como si fuera un examen de carrera, por lo que no puedes pensar que por tirarte 12 horas al día estudiando los dos meses entre la convocatoria y el primer examen vas a llegar a algún sitio. 

Aquí hay unos plazos largos de resolución, y un temario muy amplio. Hay que tomárselo con calma y estudiar a un ritmo asumible y constante. El ritmo, pues el que cada uno pueda llevar. No es lo mismo si no trabajas, y este es tu principal objetivo, que si trabajas y tienes una familia que atender. Cada uno tiene que ser consciente de su situación, y no agobiarse por que no puede estudiar más. Lo importante es ser constante y no estudiar a golpe de convocatoria. 

Por otro lado, también hay que pensar en la estrategia de cada examen. Los test se estudian de una manera, pero las exposiciones orales o los temas por escrito son diferentes. Hay que tener claro en qué consisten los exámenes y sobre esa base afrontar el modo de estudiarse los temas.  

La planificación y la constancia son las dos cuestiones más importantes. 

¿Qué consejos les darías a los opositores para manejar el estrés y la presión durante su proceso de preparación?

Como ya he dicho, esto no es un sprint, es una maratón. Las cosas no hay que tomárselas a la tremenda. Hay que estudiar y tener tiempo para hacer otras cosas. 

Hay también que evitar la competición con otros. El opositor no compite con otros, compite con él mismo. Mucha gente se agobia cuando habla con otros opositores, porque piensa que no está bien preparado. Hay que ignorar esos sentimientos y pensar sólo en uno mismo.

Otra cuestión que crea mucho estrés es intentar aprenderse hasta el último detalle. En el proceso de aprendizaje, hay mucha gente que busca y analiza todas las variables, y al final, termina metiéndose en unos jardines que le confunden más que antes de empezar a estudiar. Hay que ser sensatos, no hace falta estudiarse todo, todo y todo. Lo importante es tener claras las ideas fundamentales y a partir de ahí, construir un contenido asumible. Los tribunales no buscan la perfección, sino el sentido común. No pasa nada por no saberlo todo. Asumir eso disminuye el estrés.   

Cursos en los que participa

Curso de Oposiciones para Facultativos a Archivos

Curso de Oposiciones para Ayudantes Archivos

Curso de Oposiciones para Auxiliares de Archivos

Curso de Supuestos Prácticos de Oposiciones a Archivos

Curso de Supuestos Prácticos para Auxiliares de Archivos

CV Completo:

María Ángela Fernández Olmedo