Un sistema de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva es muy útil en las organizaciones que quieren:

• Investigar e Innovar: obtener información relevante sobre nuevas tecnologías, productos y aplicaciones de su ámbito de trabajo, y sobre modelos de negocio que se están utilizando en otros sectores.
• Detectar y reducir riesgos: identificar a tiempo cambios legislativos y normativos que afecten a la actividad de la organización.
• Conocer su mercado potencial: identificación de su competencia y sus clientes (reales y potenciales) para mejorar su posicionamiento de negocio.
• Hace un seguimiento de su imagen de marca: monitorizar y vigilar las redes sociales para conocer cuáles son las opiniones sobre la organización y el impacto de sus campañas de marketing.
• Gestionar de la información: permite gestionar de forma más eficaz la información externa y la gestión del conocimiento, de forma que las decisiones tomadas asuman menos riesgos y mejores resultados.

Para establecer un sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva es necesario seguir los siguientes pasos:

• Identificar los factores críticos y la información de interés: competidores, legislación, normativa, artículos técnicos, noticias, patentes, etc.
• Identificar las fuentes de información que ya se poseen.
• Identificar y localizar las fuentes de información a consultar: bases de datos de artículos técnicos, bases de datos de patentes, boletines oficiales, informes sectoriales, publicaciones periódicas, sitios web de la competencia, etc.
• Identificar las palabras clave relevantes.
• Establecer los parámetros de búsqueda para cada una de las fuentes a consultar: estrategias de búsqueda, tesauros, índices, etc.
• Elegir el sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva más adecuado para la organización, utilizando herramientas que permitan la automatización de esta tarea.

Algunas de estas herramientas son: sistemas de alerta de noticias; lectores y de canales RSS; aplicaciones de curación de contenidos; plataformas de vigilancia que permiten automatizar casi totalmente la captura de información, su filtrado y su análisis.

• Mantener, revisar y alimentar el sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva. Con el tiempo aparecerán nuevos ámbitos de interés y nuevas fuentes de información, y desaparecerán otros.
• Gestión del conocimiento: compartición de la información obtenida con quien corresponda. El haber realizado una auditoría de información previa a todo este proceso, permitirá identificar claramente las necesidades informativas de personas/departamentos de la organización.

Se trata de un sistema en el que participan personas  con diferentes perfiles:

• Técnicos especializados en el ámbito en el que trabaja la organización, que ayudarán a identificar necesidades informativas y a analizar la información obtenida por el sistema.
• Documentalistas, ya que son profesionales especializados en la gestión de información, es decir, en su búsqueda, captación, tratamiento documental y difusión.

Por tanto, la labor de los documentalistas en la gestión de un sistema de vigilancia tecnológica/inteligencia competitiva será fundamental, ya que buscará y captará la información relevante, la tratará y validará, y explotará y difundirá la información obtenida a través del sistema. Contribuirán de este modo a que las organizaciones mejoren en su toma de decisiones y sean más competitivas y eficientes.